Definisi Invoice dan Cara Pelanggan Membayar Invoice tepat Waktu

Invoice adalah dokumen yang wajib disediakan perusahaan. Hal ini penting, mengingat transaksi bisnis tidak hanya seputar penjualan dan pembelian saja, melainkan juga keteraturan dan kerapian pencatatan. Sehingga, hal ini juga berhubungan dengan bisnis supaya berjalan lancar.

Selama ini, beberapa perusahaan hanya menyediakan kwitansi saja sebagai dokumen yang diberikan dalam transaksi jual beli. Memang, kwitansi juga menjadi dokumen yang tak kalah penting. Namun, fungsi dari kwitansi dan invoice adalah berbeda. Sehingga, penggunaannya pun berbeda.

Dimana invoice adalah dokumen yang diberikan oleh perusahaan sebagai pihak penjual kepada pembeli atas transaksi kredit yang terjadi. Sementara kwitansi diberikan oleh pembeli kepada penjual atas transaksi kontan yang telah terjadi.

Definisi Invoice adalah

Sumber: https://www.digital-invoice-template.com/

Telah sedikit disinggung pada bahasan sebelumnya, bahwa invoice adalah dokumen yang diterbitkan penjual kepada pembeli atas transaksi kredit yang terjadi. Selain itu, invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai alat penagihan penjual kepada pembeli, apabila pembeli telat dalam melakukan pembayaran.

Invoice biasanya dibuat tiga rangkap, dimana dokumen aslinya dipegang oleh perusahaan sebagai arsip. Sementara tiga rangkap lainnya diberikan kepada pihak – pihak yang berkepentingan dalam transaksi. Diantaranya kepada penjual, departemen keuangan, serta kepada pembeli.

Invoice pun memiliki fungsi yang berbeda – beda tergantung pada masing – masing pihak yang memiliki. Dimana departemen keuangan menggunakan invoice sebagai referensi dalam menulis pembukuan. Sedangkan bagi bagian penjualan, fungsi invoice adalah sebagai bukti penagihan apabila pembeli belum membayarkan hingga tempo waktu pembayaran tiba. Dan bagi pembeli, fungsi invoice adalah sebagai dokumen rujukan apabila terdapat barang yang salah kirim ataupun salah perhitungan dalam invoice. Selain itu, pembeli juga dapat melakukan klaim asuransi terkait transaksi dengan menggunakan invoice.

Cara Pelanggan Tepat Waktu Membayar Invoice adalah

Sumber: https://www.ja.com.au/events/awards-agreements-payroll-paying-people-right-first-time-sydney-14-march-2018

Meskipun invoice merupakan dokumen resmi, namun sayangnya terkadang pembeli masih sering telat melakukan pembayaran. Hal ini tentu menghambat arus kas yang terjadi di perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk bisa membuat pembeli atau pelanggan tepat waktu membayar tagihan.

Berikut ini adalah cara membuat pelanggan tepat waktu dalam membayar invoice adalah sebagai berikut:

  1. Buat InvoiceMudah Dimengerti

Penting bagi perusahaan untuk membuat invoice mudah dimengerti. Tidak perlu berbelit – belit, yang terpenting semua informasi dapat dimuat dengan baik dalam invoice dan mempermudah pemahaman antara penjual dan pembeli. Informasi harus lengkap, diantaranya data penjual dan pembeli, informasi barang dan harga barang, total harga yang harus dibayar, hingga tata cara pembayaran, dan tempo waktu pembayaran.

  1. Mengirim pada Orang yang Tepat

Invoice harus dikirim kepada orang yang tepat. Misalnya tujuannya adalah pembeli A, maka sebaiknya tujukan langsung pada orang yang berkaitan dengan transaksi tersebut. Atau jika pelanggan adalah sebuah perusahaan, ada baiknya langsung dikirim ke bagian penjualan dan pembelian atau bagian keuangan. Supaya segera dibayarkan. Kesalahan penjual mengirimkan lebih dari satu invoice, dimana justru membuat bagian – bagian yang mendapat invoice merasa bukan tanggung jawabnya dan akan membiarkan invoice tersebut.

  1. Mengirim Invoicesecepatnya

Invoice hendaknya harus segera dikirim setelah semua produk diterima oleh pembeli. Sehingga, makin cepat invoice dikirim, makin cepat pula pembeli untuk mempersiapkan pembayarannya.

  1. Tetapkan Waktu Jatuh Tempo Lebih Awal

Jika perusahaan menginginkan invoice dibayar dalam waktu 30 hari, sebaiknya jangan tulis tempo pembayaran selama 30 hari. Melainkan lebih awal 1 atau 2 minggu sebelum waktu jatuh tempo.

Itulah definisi singkat dari invoice dan bagaimana cara pelanggan dapat membayar invoice tepat pada waktunya.

Leave a Comment